Topik-topik Situs Web

Ada beberapa topik tertentu, yang biasa ditampilkan di situs Web. Masing-masing topik ini mungkin dibagi lagi lebih jauh ke beberapa sub-bab atau halaman tambahan.
Official material. Materi resmi sebuah organisasi bersifat kritis dan sering kurang diperhatikan. Ini termasuk: nama dan alamat organisasi, pencipta situs, tangal situs itu dibuat, tanggal update terakhir, hak cipta dan pembatasan-pembatasan lain. Penulis PR khususnya harus menghargai informasi-informasi tersebut.
Informasi rangkuman atau Teaser. Organisasi yang ingin menarik perhatian, atau mengimbau pada audience dalam jumlah besar di Web, boleh mendesain fitur-fitur untuk memuaskan minat mereka. Bagian yang mudah diakses –News; Top Ten...; Mencegah Serangan; atau Untuk Anak-anak, menyediakan titik referensi yang cepat pada audience yang berkomitmen.
Tentang organisasi. Hal ini akan menantang penulis PR, untuk mengenali kebutuhan dan keinginan para pengunjung situs, dan mengimbangi ini dengan apa yang ingin diceritakan organisasi pada mereka (publik).

Walaupun boss Anda mungkin sangat bangga pada 12 pabrik dan pusat distribusi di setiap provinsi, lokasi persisnya mungkin tak terlalu berarti bagi para pengunjung situs. Sebuah peta sederhana akan memberi kesan tentang luasnya jangkauan operasi perusahaan Anda, tanpa memberi rincian yang tak perlu pada pengunjung situs.

Informasi “tentang organisasi” mungkin termasuk: keanggotaan dalam organisasi industri; sejarah singkat, serta deskripsi divisi-divisi, operasi-operasi dan kantor-kantor. Bagian-bagian dengan fokus PR yang bersifat khusus, mencakup: media center, newsroom, dan halaman tentang tanggung jawab sosial perusahaan.

Pendidikan publik. Web kini makin banyak digunakan sebagai medium untuk riset. Topik-topik yang bersifat pendidikan (edukasi) cukup bervariasi, mulai dari halaman yang menjelaskan bagaimana cara menanam anggrek sampai cara mengisi formulir pajak, semuanya ada.

Coba pertimbangkan, informasi apa yang bisa diberikan organisasi Anda, yang akan membantu publik. Dengan membuat diri dipandang sebagai sumber informasi, adalah strategi PR yang cerdik.

Bantuan online (online help). Kemampuan memberi bantuan secara online membuat situs web terkesan user-friendly dan responsif terhadap kebutuhan informasi para pengunjung. Kenali, siapa yang harus dikontak untuk informasi tentang apa, termasuk alternatif cara mengontak, seperti: telepon, nomor fax, dan alamat e-mail.

Online newsletter. Ini bisa dikontrol dengan password, jika Anda ingin membatasinya hanya untuk karyawan atau pelanggan yang membayar. Terlepas dari soal apakah akses ini bersifat terbuka atau terbatas, ini harus di-update setiap hari agar tampak kredibel. Jika Anda mengarsipkan publikasi-publikasi, pengunjung dapat mengakses semua edisi, lama sesudah versi media cetaknya tak beredar lagi.

Berita (News). Biasanya terdiri dari siaran-siaran pers dari sebuah organisasi, bagisan“news” sering dikatalogkan berdasarkan tanggal dan topik, dan dipisahkan ke dalam opsi saat ini (current) dan arsip. Organisasi-organisasi dengan kontak media yang cukup sering mungkin menyediakan akses terbatas bagi para wartawan, terhadap informasi khusus, seperti: link audio atau video.

Informasi krisis. Situs Web memungkinkan untuk menyediakan selayaknya, informasi menit-ke-menit dan arahan-arahan, bagi pelayanan darurat, kedokteran, dan teknis. Juga, instruksi-instruksi kepada konsumen; dan link-link ke informasi terkait yang relevan.

Informasi keuangan. Ini khususnya relevan bagi perusahaan-perusahaan publik. Laporan keuangan (financial statements) lengkap yang disajikan, ternyata lebih rinci ketimbang apa yang diharapkan orang dari sebuah situs web. Pemanfaatan kapabilitas Web yang lebih baik bisa saja dengan menyajikan laporan keuangan yang telah dirangkum/disimpulkan, kemungkinan dilengkapi dengan grafik dan tabel. Anda juga bisa membuat laporan keuangan komprehensif atau laporan tahunan, yang siap untuk di-download.

Cerita-cerita Feature. Beberapa organisasi berhasil memanfaatkan daya tarik tulisan feature untuk menarik perhatian pengunjung. Misalnya, pada akhir 1990-an, badan perpajakan Amerika meluncurkan situs web yang dinamai “The Digital Daily”. Desainnya dibuat sedemikan rupa, agar seperti halaman depan sebuah suratkabar. Isinya di-update setiap hari.

Lead “suratkabar” itu adalah sebuah feature human interest yang pendek. Sajian feature ini bertujuan memberi wajah yang lebih manusiawi, pada lembaga perpajakan yang sering dianggap tak perduli pada kondisi para wajib pajak.

Laporan-laporan riset. Seperti juga informasi keuangan, adalah bijaksana jika kita memberikan sebuah rangkuman/kesimpulan, selain laporan lengkap, pada situs laporan riset ini. Sehingga para pengguna dapat mengakses informasi sampai ke tingkatan rincian yang mereka kehendaki.

Links. Tak perduli, seberapa banyak pun informasi yang Anda sediakan, tampaknya tak mungkin seluruh informasi tentang suatu hal bisa disediakan di satu situs saja. Link ke situs-situs eksternal memberi peluang pada pengunjung, untuk memperoleh informasi yang lebih rinci.

Ketika membuat link ke situs luar, berilah deskripsi atau konteks tentang apa yang bisa diharapkan para pengguna. Yang membuat daftar link Anda bernilai, adalah bahwa Anda sudah membaca, memahami, dan dapat merekomendasikan link-link tersebut. Berilah keuntungan pada pembaca dengan info tentang link-link ini, dan Anda akan memperoleh sejumlah kredibilitas dalam proses tersebut.
Contact information. Link informasi kontak ke sebuah layar e-mail, untuk mendorong tanggapan segera.
Komentar. Ini dapat ditulis dengan ungkapan lain, seperti: “Tandatangani buku tamu kami,” atau “beritahu kami, apa yang Anda pikirkan.” Mintalah pengunjung untuk memberikan nama dan alamat e-mail mereka, sehingga Anda dapat menyediakan informasi lebih jauh.
Tanggal. “Kebaruan” (currency) adalah penting bagi kredibilitas situs web. Situs Anda seharusnya memiliki notasi “halaman terakhir kali di-update” di setiap halaman, atau paling tidak sebuah notasi “terakhir kali situs di-update” di home page. Dan usahakan update itu selalu baru.
Kebijakan privasi (privacy policy). Pernyataan privasi memberikan informasi pada publik tentang kebijakan situs Anda, terkait dengan pengumpulan data dan penggunaannya. Terlepas apakah Anda secara legal dituntut untuk menyediakannya, secara pendekatan PR, pernyataan privasi itu baik untuk dilakukan.